S’organiser et prioriser
L’organisation de son temps est un sujet à la mode.
Mode ou non, ce débat n’est d’ailleurs ni urgent, ni important. Je ne vais pas te parler d’outils, il y en a bien assez dans la nature. Ce dont j’ai envie de te parler, comme toujours, c’est de la profondeur derrière le concept d’organisation.
On peut penser ce que l’on veut, l’histoire nous démontre que bien que les astuces/tips/hacks soient utiles à court terme, ils ne sont rien s’ils ne sont pas soutenus par des valeurs profondes, des bases solides, des connaissances assimilées.
Avant d’aller plus loin sache que ce genre de conseils, j’en donne 2 fois par semaine dans ma newsletter (tu as accès également à des formations gratuites)
Un rapide rappel de l’évolution de l’organisation.
Il existe 4 générations de théories de la gestion du temps, comme nous le fait remarquer Steven Covey dans son livre “ les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent (tu ne l’as pas lu ?!!!!).
- 1ère génération : La fameuse to do list tente de matérialiser sur le papier ou smartphone toutes les choses que l’on a à faire dans la journée.
Son côté vicieux ? Sa tendance à s’allonger au fil de la journée.
Bien qu’elle tente de discipliner tes journées frénétiques, la cadence du monde tel que nous le connaissons permet difficilement de tacler toutes les check box de ta liste.
C’est une course perdue d’avance.
- La 2ème génération : Les agendas & carnets, la version 2.0 de la to do list, mais avec un effort d’organisation dans le temps.
- La 3ème génération : la méthode la plus utilisée aujourd’hui qui intègre des notions de priorités et de clarté. Nous nous fixons des objectifs à court, moyen et long termes qui nous parlent et sont (le plus souvent) en adéquation avec nos valeurs.
Bien que ces 3 générations soient utiles et permettent de s’organiser tout en avançant dans ses tâches, il subsiste un point de friction non négligeable.
Nous raisonnons “tâches”
Mais qu’est-ce que les tâches peuvent bien avoir de si terrible, me diras tu?
À force d’éliminer toutes les tâches qui pointent le bout de leur nez, nous finissons par être en “mode réaction” à son environnement, ce qui nous éloigne de l’essentiel.
La Vie.
Ta Vie n’est pas une succession de tâches et lorsqu’elle le devient pour justifier une sois disant performance, tu ne laisses alors plus la place aux occasions.
Les occasions de créer du lien avec d’autres personnes, de profiter des petits moments de la vie, d’assouvir tes besoins primaires sociaux et vitaux.
Tu te concentres sur un pan de ta vie au détriment des autres.
Je suis tombé sur un sondage de Linkedin il y a 3 semaines et 50% des personnes interrogées en France avouaient ne pas avoir le temps de manger le midi!
Je ne vais pas te faire l’apologie des bénéfices du Jambon Beurre le midi, mais prenons une ligne pour parler physiologie élémentaire :
Si tu ne prends pas soin de ton corps, tu détruis ton réservoir de performance. Lutter te donne l’impression d’avancer, mais tu n’avances pas autant qu’en pleine possession de tes moyens.
Voici le piège
Un jour, un ami m’a justement fait remarquer qu’il y avait toujours du boulot, et que même lorsqu’il n’y en avait plus, il était très facile d’en créer.
Cette vérité inaltérable est valable vis à vis des tâches.
Depuis plusieurs années, une nouvelle génération de gestion du temps est en train de prendre son essor.
La 4ème du nom.
Et son principe fondamental est intéressant :
La notion de gestion du temps est trompeuse.
En réalité, ce que nous souhaitons, c’est gérer notre personne.
C’est au sein de cet étroit lien qui existe entre nos attentes et nos actions que se situe la vraie satisfaction.
Nos attentes sont le reflet de ce sur quoi nous pouvons influer au quotidien (nos actions), et nous ne pouvons pas influer sur le temps.
Alors plutôt que de te concentrer sur des listes et des dates, et là j’emprunte les mots de Steven Covey : “la 4ème génération vise donc à préserver, à favoriser les relations humaines et à produire des résultats, bref : à maintenir un équilibre en ta production et ta capacité de production”.
On se concentre sur ce qui est fondamentalement important mais pas urgent.
Les urgences sont partout, sauf si nous apprenons à prioriser.
Alors quel état d’esprit adopter pour devenir maître de ses objectifs et priorités ?
Entrez dans le [bon] cadre
Y’a t’il un état d’esprit particulier à adopter pour devenir maître de ses objectifs et priorités ?
Voilà un sujet qui promet d’être, si ce n’est passionnant, vraiment utile!
Nous avons vu mardi que plutôt que de se concentrer sur des choses et des dates, il était plus intelligent de favoriser les relations humaines et des actions qui produisent des résultats.
En sommes, nous devons toujours veiller à maintenir un équilibre précis :
Celui entre notre Production et notre Capacité de production.
Rentrons dans le vif du sujet.
Ce qui est particulièrement intéressant, c’est qu’il est fondé sur les mêmes bases que la matrice d’Eisenhower (Important/Non important ; Urgent / Non urgent), mais nous propose un exercice différent.
Moi, ce que j’aime dans cette manière de voir les choses, c’est le message qu’il y a derrière.
L’Urgent est là pour attirer notre attention immédiate.
Pourquoi ? Car les affaires urgentes sont visibles.
Le piège dans lequel nous tombons le plus souvent est que ce qui est porté à notre attention n’a pas nécessairement d’une importance primordiale.
C’est même plutôt le contraire.
“Les urgences des uns ne sont pas les priorités des autres”.
Alors que nous réagissons spontanément aux urgences, les affaires importantes exigent de nous d’être proactif.
Combien de fois vous êtes vous fait les réflexions suivantes :
- ”Je dois prendre une journée pour réfléchir à mon avenir, mais je n’ai pas le temps en ce moment !”
- ”Je n’ai encore pas pris le temps de me poser pour réfléchir à ce projet qui me trotte dans la tête depuis un moment”
- ”Mais qu’est-ce que j’ai fait cette semaine au final ? J’avais une seule chose importante à tacler, et je n’ai fait que repousser !”
L’organisation a ce côté pervers qui nous montre ce qu’on veut voir.
On pense être organisé alors qu’on ne l’est pas.
Ça a été mon gros problème pendant des années.
J’étais incapable de prioriser les actions qui comptaient “pour moi”.
Celles qui allaient me propulser sur le chemin que JE désirais.
Voilà ce qui manque le plus à la majorité des personnes aujourd’hui :
De la Clarté et une Direction à suivre.
La capacité à séparer l’urgent de l’important.
L’urgence distrait.
Reprenons notre tableau
- Le cadre I [Urgent et important] : Il est énergivore et souvent nous consume.
Y passer trop de temps génère les résultats suivants :
- Stress
- Épuisement, Burn out
- Gestion de crises chroniques
- Course aux problèmes permanente
C’est pourquoi la majorité de ceux qui y évoluent y passent 90% de leur temps et passent les 10% restant dans le cadre IV [ Non urgent, Non important], pour souffler.
- Le cadre III [Urgent et Non important]
D’autres passent leur temps ici en pensant être dans le cadre I. C’est le pire.
Leur organisation est le fruit des priorités et attentes des autres.
Passer trop de temps dans le cadre III génère les résultats suivants :
- Concentration sur le court terme
- Réputation d’être quelqu’un qui change tout le temps d’avis
- Objectifs et plans souvent futiles
- Sentiment de victime, d’être à la merci de son environnement
- Relations superficielles
Les résultats engendrés par le fait de rester dans le Cadre IV ne sont pas bien compliqués à deviner…
- Inefficacité, perte d’emploi, zéro évolution
- Frustration de ne rien voir avancer (et de ne pas se voir avancer)
- Irresponsabilité
- Dépendance aux autres
Les personnes efficaces fuient les Cadres III et IV et tendent à réduire leur présence dans le Cadre I au maximum (c’est là que nous revenons à la matrice d’Eisenhower : Déléguer / Faire / Éliminer / Planifier).
- Le Cadre II [Important et Non urgent] est au coeur d’une méthode efficace de gestion de la personne et de ses priorités.
On va alors se concentrer sur la vision de notre Vie, de notre avenir, sur la recherche de notre équilibre, sur notre discipline, notre contrôle et tendre à éloigner le plus possible les crises.
On laisse les problèmes sur leur faim et pensons de manière préventive.
En bref, vous avez tout intérêt à vous concentrer sur la recherche d’un équilibre entre les activités énergivores (cadre I) et les activités importantes (cadre II).
Être focalisé sur l’important, le rentable afin d’obtenir des résultats qui accroissent vos capacités.
Publié originalement sur la newsletter de Quentin Viard
Je suis préparateur mental et auteur du livre “Indéboulonnable : stratégies pour son esprit et son mental”. Pour plus d’éclaircissements sur comment optimiser votre efficacité personnelle et vos performances, rejoignez ma newsletter et recevez une formation offerte au choix.
